Prohlášení o zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

CK SCHOLARE, s. r. o.
IČO: 03490424
DIČ: CZ03490424
Sídlo: Jana Babáka 2733/11, 612 00 Brno
Spisová značka: C 85056 vedená u Krajského soudu v Brně
E-mail: info@ckscholare.cz
Telefon: +420 606 418 971, +420 737 445 088

Dále jen „správce“ nebo „CK SCHOLARE“.

Toto prohlášení vysvětluje, jakým způsobem zpracováváme osobní údaje návštěvníků webových stránek, zájemců o naše služby, zákazníků, účastníků zájezdů a dalších osob, jejichž údaje získáváme v souvislosti s poskytováním našich služeb.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle účelu a způsobu vzájemné komunikace můžeme zpracovávat zejména:

jméno a příjmení,
název a adresu školy nebo jiné organizace,
telefonní číslo a e-mailovou adresu,
údaje uvedené v nezávazné rezervaci nebo poptávce,
vybraný zájezd, požadovaný termín a orientační počet účastníků,
obsah zpráv, e-mailové a telefonické komunikace,
fakturační a platební údaje,
údaje potřebné k uzavření a plnění smlouvy,
jména, data narození a další identifikační údaje účastníků zájezdu,
údaje z cestovních dokladů, pokud jsou nezbytné pro zajištění konkrétního zájezdu,
údaje potřebné pro sjednání cestovního pojištění, dopravy, ubytování nebo vstupenek,
informace o stravovacích, zdravotních či jiných individuálních požadavcích účastníků, jsou-li pro zajištění zájezdu nezbytné,
IP adresu, údaje o zařízení a prohlížeči, čas návštěvy, navštívené stránky a další technické údaje související s používáním webu,
údaje získané prostřednictvím souborů cookies.

Osobní údaje získáváme přímo od vás, od školy či jiné organizace objednávající zájezd, od zákonného zástupce účastníka nebo od osoby pověřené organizací zájezdu.

3. Účely a právní důvody zpracování

Vyřízení poptávky nebo nezávazné rezervace

Údaje zadané do formuláře, zaslané e-mailem nebo sdělené telefonicky používáme k vyřízení dotazu, přípravě nabídky, nezávazné rezervaci a komunikaci před uzavřením smlouvy.

Právním důvodem je provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, případně náš oprávněný zájem na vyřízení komunikace podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Uzavření a plnění smlouvy

Osobní údaje zpracováváme za účelem objednání, organizace a uskutečnění zájezdu, zajištění dopravy, ubytování, vstupenek, průvodcovských služeb, pojištění a dalších objednaných služeb.

Právním důvodem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U údajů účastníků, kteří nejsou přímo smluvní stranou, může být právním důvodem také oprávněný zájem správce, objednatele a účastníků na řádném zajištění zájezdu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Plnění právních povinností

Některé údaje musíme zpracovávat a uchovávat za účelem vedení účetnictví, vystavování daňových dokladů, plnění povinností cestovní kanceláře a dalších povinností stanovených právními předpisy.

Právním důvodem je plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Ochrana našich práv

Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu uchovávat za účelem řešení reklamací, pojistných událostí, stížností, vymáhání pohledávek nebo ochrany a uplatňování právních nároků.

Právním důvodem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Provoz a zabezpečení webových stránek

Technické údaje a provozní záznamy zpracováváme za účelem zabezpečení webových stránek, prevence zneužití, odhalování technických problémů a zajištění správného fungování webu.

Právním důvodem je náš oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém provozu webových stránek podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Měření návštěvnosti

Pokud nám prostřednictvím cookie lišty udělíte souhlas, používáme analytické cookies a službu Google Analytics k měření návštěvnosti a vyhodnocování používání webových stránek.

Právním důvodem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas můžete kdykoliv odvolat nebo změnit v nastavení cookies na webových stránkách. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

4. Zvláštní kategorie osobních údajů

V souvislosti se zájezdem můžeme výjimečně zpracovávat údaje o zdravotním stavu, alergiích, omezeních nebo specifických stravovacích požadavcích účastníků.

Tyto údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a tehdy, pokud je to nutné pro bezpečné a řádné zajištění zájezdu. Právním důvodem může být výslovný souhlas dotčené osoby nebo jejího zákonného zástupce podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR. V mimořádné situaci mohou být údaje použity také k ochraně životně důležitých zájmů účastníka.

5. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:

pověřeným pracovníkům CK SCHOLARE,
školám, organizátorům a osobám odpovědným za konkrétní zájezd,
dopravcům, ubytovacím zařízením, průvodcům a dalším poskytovatelům cestovních služeb,
pojišťovnám a asistenčním službám,
provozovatelům rezervačních systémů, památek a dalších navštěvovaných míst,
poskytovatelům účetních, právních, IT, e-mailových, hostingových a servisních služeb,
bankám a poskytovatelům platebních služeb,
orgánům veřejné moci, pokud nám předání údajů ukládá právní předpis,
společnosti Google Ireland Limited při používání služby Google Analytics, pokud jste s analytickými cookies souhlasili.

Všem příjemcům poskytujeme pouze údaje, které jsou nezbytné pro splnění konkrétního účelu.

6. Předávání osobních údajů do zahraničí

Vzhledem k tomu, že organizujeme zahraniční zájezdy, mohou být nezbytné údaje účastníků předány poskytovatelům služeb nebo příslušným orgánům v zemi, do které se zájezd uskutečňuje.

Pokud dochází k předání údajů mimo Evropský hospodářský prostor, postupujeme v souladu s GDPR. Předání se uskutečňuje zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, standardních smluvních doložek nebo tehdy, pokud je předání nezbytné pro splnění smlouvy a zajištění požadovaných cestovních služeb.

7. Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel:

údaje z nezávazných poptávek a rezervací zpravidla nejdéle 3 roky od poslední komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy,
údaje související se smlouvou po dobu jejího plnění a následně po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků,
účetní a daňové doklady po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 5 až 10 let,
údaje o zdravotních nebo individuálních potřebách pouze po dobu nezbytnou pro zajištění zájezdu a řešení případných souvisejících událostí,
technické bezpečnostní záznamy webu zpravidla nejdéle 6 měsíců,
údaje získané prostřednictvím analytických cookies po dobu uvedenou v nastavení jednotlivých cookies nebo do odvolání souhlasu.

Pokud probíhá reklamace, právní spor nebo jiné řízení, můžeme související údaje uchovávat až do jeho konečného vyřešení.

8. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména právo:

získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a požádat o přístup k nim,
požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
požádat o výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné nebo pro jejich zpracování neexistuje jiný právní důvod,
požádat o omezení zpracování,
získat osobní údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci, jsou-li splněny podmínky GDPR,
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
kdykoliv odvolat udělený souhlas,
podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu info@ckscholare.cz nebo písemně na adrese sídla správce. Před vyřízením žádosti můžeme v nezbytném rozsahu požadovat ověření vaší totožnosti.

Na žádosti odpovídáme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejich obdržení. Ve složitých případech může být tato lhůta prodloužena v souladu s GDPR.

Stížnost lze podat u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: https://uoou.gov.cz

9. Povinnost poskytnout osobní údaje

Poskytnutí údajů v nezávazné poptávce je dobrovolné. Bez uvedení základních kontaktních údajů však nemusíme být schopni na poptávku odpovědět nebo připravit nabídku.

Údaje potřebné pro uzavření smlouvy a uskutečnění zájezdu je nutné poskytnout. Bez nich nemusí být možné objednané služby zajistit.

Souhlas s analytickými cookies je dobrovolný a jeho neudělení nemá vliv na možnost používat základní funkce webových stránek.

10. Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.

11. Zabezpečení osobních údajů

Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření, která mají zabránit neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití, změně nebo zveřejnění osobních údajů.

Přístup k osobním údajům mají pouze pověřené osoby a smluvní poskytovatelé, kteří je potřebují ke splnění svých pracovních nebo smluvních povinností.

12. Závěrečná ustanovení

Toto prohlášení můžeme průběžně aktualizovat, zejména při změně způsobu zpracování osobních údajů, používaných služeb nebo právních předpisů. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webových stránkách www.ckscholare.cz.

Účinnost od 1. 7. 2026